PERENCANAAN KEBUTUHAN MANAGEMENT INSTALANSI FARMASI RUMAH SAKIT

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam perancanaan :

1. investasi(jangan terlalu besar/terlalu kecil)
2. Monitoring,evaluasi, pelaporan harus dilakukan dengan baik
3. Memperhatikan faktor-faktor lingkungan yang memperngaruhi, antara lain:
• Faktor sosial, ekonomis dan politik
• Faktor geografis dan demografis
• Faktor teknologi dan pengetahuan
4. Faktor yuridis:
• Peraturan yang berlaku
• Prosedur dan persyaratan dana yang digunakan
5. Perkembangan indusri suply
6. Inventarisasi dan pemeliharaan
7. Melibatkan pihak terkait
8. Bagi proses perencanaan dalam waktu(PD/MN/PJ)

PERSEDIAAN : jumlah barang/ logistik yang harus ada pada tempat tertentu

DALAM RANGKA MENDUKUNG MANAJEMAN LOGISTIK: tersedia bahan logistik setiap saat dibutuhkan meliputi jenis dan jumlah, kualitas dan waktu secara efektif dan efisien

PERLUNYA PERUSAHAAN MENJAGA PERSEDIAAN: dihadapkan pada resiko tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan barang dan jasa, perusahaan akan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan

ALASAN LAIN PERUSAHAAN PERLU MENJAGA PERSEDIAAN:

1. Diperlukan waktu dalam proses pemindahan untuk persediaan
2. Menghilangkan resiko pengembalian barang yang tidak baik
3. Dapat menumpuk barang musiman, digunakan pada waktu terjadi kekosongan di pasar
4. Menjamin stabilitas operasi perusahaan atau menjamin kelancaran produksi
5. Penggunaan mesin yang optimal
6. Jaminan akan tetap tersedianya barang logistik
7. Mmeperkecil kemungkinan kerusakan barang khususnya barang-barang yang rentan dalam penyimpanan

JENIS PERSEDIAAN;

1. Batch stock/lot size inventori : persediaan dimana jumlah pembuatan atau pembelian lebih dari jumlah kebutuhan, tujuan:
• Mendapatkan potongan harga
• Efisiensi produksi
• Penghematan biaya angkut
2. Fluctation stock : Persediaan dimana jumlah yang diadakan ditujukan untuk menghadapi fluktasi permintaan yang tidak dapat diramalkan
3. Anticipation stock : persediaan dimana jumlah yang diadakan ditujukan untuk menghadapi permintaan yang dapat diramalkan
4. Raw material stock : persediaan untuk pengadaan bahan baku
5. Purchased part/komponent part : persediaan untuk pengadaan komponen
6. Supplies stock : pengadaan persediaan sebagai bahan pembantu atau persediaan yang bukan merupakan bagian barang jadi misal, persediaan kopi resep, surat pesanan dll
7. Work in procces / progress stock : pegadaan barang setengah jadi, masih diperlukan proses untuk menjadi sediaan jadi

Biaya yang timbul karena persediaan:

1. Biaya pesanan/ ordering cost : biaya yang ditimbulakan karena pemesanan antara lain:
• Biaya pembelian
• Biaya angkutan/bongkar muatan
• Biaya penerimaan/biaya pemeriksaan
2. Biaya persediaan/ inventoru carryng cost : biaya yang disebebkan karena adanya persediaan antara lain:
• Biaya pergudangan/ biaya tenaga
• Biaya asuransi
• Biaya pajak
• Biaya penghapusan, biaya kerusakan, biaya kehlangan, biaya karena nilai turun
• Biaya bunga bank
3. Biaya kekurangan persediaan/ out of stock cost: biaya yang disebebkan karena kekurangan
• Biaya pembelian karena kosong
• Biaya pengiriman
4. Biaya yang berhubungan dengan kapasitas(capasity associated costs); biaya yang berhubungan degnan penambahan pengurangan stock karena kekurangan / kelebihan kapasitas antara lain:
• Biaya kerja lembur
• Biaya pelatihan
• Biaya pemberhentian tenaga
• Biaya penganguran

PERENCANAAN KEBUTUHAN LOGISTIK

suatu proses kegiatan seleksi logistik dan penentuan jumlah logistik dalam rangka pengadaan yang bertujuan untuk mendapatkan jenis dan jumlah logistik sesuai kebutuhan dan menghadapi terjadinya kekosongan logistik

Metode perencanaan dipegaruhi oleh sistem pemesanan, yaitu:

1. Order point sistem
2. Order cycle system/ periodic sistem
3. Trial and error system/ economic order system

Metode perencanaan logistik:

1. Metode konsumsi: metode perencanaan berdasarkan atas analisa konsumsi logistik periode sebelumnya
2. Metode epidembiologi: metode perencanaan berdasarkan atas analsa jumlah kasus penyakit pada periode sebelumnya. Jumlah kasus ini tergantung dari jumlah kunjungan, bor/los (hari perawatan) frekuensi penyakit dan standar pengobatan
3. Metode kombinasi : metode perencanaan berdasarkan atas jumlah kasus penyakit, dikombinasikan berdasarkan atas jumlah konsumsi periode sebelumnya

Data yang diperlukan dalam perhitungan Kebutuhan dengan metode konsumsi:

1. Nama : Tablet antalgin 500 mg Stock min:1000 Exp Date: Stock max:30.000

   Kartu stock

tgl	Dari/ke	BBM/BBK	Masuk	Keluar	Sisa	Catatan
1/1-07	Opname				12000	Rusak 1500
5/1	TPO bedah			1000	11000
10/1	TPO sentral			3000	8000
23/1	TPO RJ			2000	6000
3/2	Indo farma		25000		31000
3/2	TPO RD			2000	29000
7/2	TPO IBS			3000	26000
10/2	TPO bedah			24000	24000

2. Buku defakta( buku catatan logistik yang tidak dapat dipenuhi)
3. Permintaan dari bagian
4. Standar (Formularium/DEON)
5. Catatan jumlah kunjungan pasien minimal 2 periode sebelumnya
6. Catatan lead time(waktu pemesanan dibandingkan dengan waktu barang datang)
7. Catatan barang rusak dari setiap item logistik
8. Catatan barang yang kadarluarsa dari setiap item logistik
9. Catatan stock pengaman

Langkah-langkah perhitungan kebutuhan konsumsi:

1. Tentukan periode perencanaan
2. Buat dan isi format mutasi barang

No	Nama barang	Sat	Stock awal	Mutasi			Stock akhir	Jumlah kebutuhan	Jumlah pesan
				Masuk	Keluar	Waktu
1	Tab Antalgin	Tab	1000	25000	18000	12	8000	23100	15100
2	Sirp Amoxicilin	Btl	52	2000	155o	10	502	2387	1885
3	Flutane	Btl	36	564	600	8	0	1155	1155
4	Terramycin	Tube	125	6000	6000	12	125	7700	7575
5	Tab Vit Bcomplx	Tab	4000	100000	90000	12	14000	115500	101500

3. Hitung jumlah kebutuhan sbb:

· Hitung penggunaan perbulan = jumlah pakai / bulan pakai

· Hitung jumlah pemakaian selama kosong

· Hitung kebutuhan lead time

· Hitung kebutuhan life saving

· Hitung total kebutuhan periode kedepan dengan memperhatikan kenaikan kunjungan

4. Hitung jumlah pesanan: Junlah pesanan = junlah kebutuhan- (Sisa- yang rusak)
5. Hitung anggran pengadaan

No	Nama Barang	Sat	Jumlah Pesanan	Harga		Ket
				Satuan	Jumlah
1	Tab Antalgin	Tab	15100	150	2265000
2	Sirp Amoxicilin	Btl	1885	3500	6597500
3	Flutane	Btl	1155	900000	1039500000
4	Terramycin	Tube	7575	6000	45450000
5	Tab Vit Bcomplx	Tab	101500	50	5075000
Jumlah					1098887,50

· Hitung jumlah harga setiap item = jumlah X harga satuan

· Hitung total harga kebutuhan

Data yang dibutuhkan dalam perhitungan kebutuhan dengan metode epidembiologi:

1. Kasus penyakit
2. Jumlah setiap kasus periode sebelumnya
3. Standar diagnosa dan terapi
• Jenis obat yang digunakan
• Dosis obat yang digunakan
• Lamanya pengobatan

Data jumlah kasus dan standar pengobatan:

No	Kasus	Jumlah	Jenis obat	Dosis	Waktu
1	Diare	125	Inf.Ringer laktat	10 btl	3 hari
			Inf.Normal salin	2 btl	2 hari
		6	Oralit	1 bks/ BAB
		20%	Tetrasiklin	4X1	5 hari
		89%	Amoksisiklin	4X1	5 hari
2	DHF	50	Infus ringer laktat	10 btl	5 hari
		50%	Cotrimoksazol	2X2	7 hari
		50%	Amoksicilin	4X1	7 hari
			Vit B6	2X1	7 hari
3	Flu	150	Amoksisiklin	4X1	5 hari
			Paracetamol	3X1	5 hari
			Efedrin	3X1	5 hari
			Vit.C	1X1	5 hari
			Vit B6	3X1	5 hari
4	OBS	10%-60%	Amoksisiklin	4X1	3 hari
		40%	Cotrimoksazol	2X2	3 hari
			Vit B6	3X1	3 hari

4. Formularium
5. Kartu stock

Langkah-langkah epidembiologi:

1. Buat format data penyakit
2. Hitung jumlah penggunaan obat
3. Hitung jumlah kebutuhan (LTH metode konsumsi 3.3 Sp 3.5)
4. Hitung jumlah pesanan

No	Nama obat	Jumlah digunakan					Jumlah kebutuhan	Jumlah pesanan
		Diare	DHF	Flu	OBS	TOtal
1	Inf. RL	3750	2500			6250	8021
2	Inf NaCl	500				500	642
3	Oralit	750				750	963
4	Tetra	2000				2000	2567
5	Amoksisiklin	500	700	3000	720	4920	6314
6	Cotrimok		700		480	1180	1514
7	Vit B6		700	2250	900	3850	4941
8	Paraset			2250		2250	2888
9	Afedrin			2250		2250	2888
10	Vit C			750		750	963

Tentukan Prioritas:

1. Analisis ABC

• Analisis Abc kuantum(W1)

No	Nama Barang	Jumlah barang	Komulatif	%kom	Kelompok
1	Tab. Vit B complek	101500	101500	79,79%	A
2	Tab Antalgin	15100	116600	91,65%	B
3	Chloramp EO	7575	124175	98,5%	C
4	Srp Amoxicilin	1885	126060	99,09%	C
5	Fluotane	1155	127215	100%	C

• Analisis Abc investasi(W2)

No	Nama Barang	Jumlah investasi	Komulatif	% kom	kelompok
1	Tab. Vit B complek	1039500000	1039500000	94,59%	A
2	Tab Antalgin	45450000	1084950000	98,73%	C
3	Chloramp EO	6597500	1091547500	99,33%	C
4	Srp Amoxicilin	5075000	1096622500	99,79%	C
5	Fluotane	2265000	1098887500	100%	C

• Analisis kritis(W3)

A B C

V AV BV CV

E AE BE CE

N AN BN CN

Logistik pengelompokan menjadi 3, yaitu:

· Kelompok X: tidak dapat diganti, selalu ada

· Kelompok Y: ddapat diganti dengan sejenis, kosong <>

· Kelompok Z: dapat diganti dengan sejenis, kosong > 48 jam, masih dapat ditolerir

2. Analisis VEN
3. Kombinasi VEN dan ABC

Kelebihan dan kekurangan metode konsumsi dan epidembiologi:

Metode	Kelebihan	Kekurangan
Konsumsi	Tidak dibutuhkan data morbiditas dan standar pengobatan	Data konsumsi obat Kontak dengan pasien sulit
	Perhitungan lebih sederhana	Tidak dapat dijadikan dasar pengkajian penggunaan obat
	Dapat diandalkan jika pencatatan baik	Tidak dapat diandalkan apabila terjadi perubahan pola penyakit
Epidembiologi	Data konsumsi tidak dibutuhkan	Perlu waktu dan tenaga yang banyak
	Dapat digunakan untuk pengkaji pola pengobatan	Ada penyakit yang tidak tercatat dalam data
	Mendorong melakukan pancatatan morbiditas	Pola penyakit tidak sama, khusus wabah dan variasi obat lebih luas