PENGAWASAN DAN PEMBINAAN DALAM DISTRIBUSI OBAT

Pengawasan adalah kegiatan yang dilakukan agar pelaksanaan kegiatan pengelolah logistic dapat berjalan sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku sehingga tercapainya tujuan dari pengelolahan logistic ataupun tujuan perusahaan.Tujuan:
1. Menjaga agar tidak terjadi kekosongan persediaan
2. Menjaga agar tidak terjadi persediaan yang berlebihan
3. Menjaga agar tidak terjadi pengadaan dengan biaya yang besar
4. Menjaga agar tidak terjadi kehilangan persediaan/kerusakan/pengaruh lingkungan
5. Menjaga agar tidak terjadi penyalahgunaan

Asas-asas dari pengendalian:
1. Asas tercapainya tujuan(principle of assurance of objective) pengawasan ditujukan untuk tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindarkan penyimpangan dari rencana
2. Asas efisiensi(principle ofe fficiency of control) pengendalian itu efisien kalau dapat menghindari penyimpangan dari rencana,sehingga tidak menimbulkan hal lain diluar dugaan
3. Asas tanggung jawab(principle of control responsibility),pengendalian hanya dapat dilakukan jika manger bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana
4. Asas pengendalian terhadap masa depan(principle of future control) pengawasan yang efektif harus ditujukan kearah pencegahan penympangan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun yang akan dating
5. Asas control langsung(principle of direct control).Teknik control yang paling efektif adalah menusahakan adanya manger bawahan yang berkualitas pengendalian dilakukan oleh manajer, atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah,cara yang paling tepat untuk menjamin pelaksanaan yang sesuai dengan rencana adalah mengusahakan sedapat mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik
6. Asas refleksi rencana(principle of reflection plans)pengawasan yang baik disusun dengan baik sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana
7. Asas penyesuaian dengan organisasi (principle of organization suitability)pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi,Manager dengan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pangawasan yang efektif harus disesuaikan dengan basarnya wewenang manajer sehingga mencerminkan struktur organisasi
8. Asas pengawasan individu(principle of individual of control) pengawasan dan teknik pengwasan harus sesuai dengan kebutuhan manajer.Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung pada tingkat dan tugas manajer
9. Asas standar(principle of standar)pengawasan yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan digunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan dan tujuan yang akn dicapai
10.Asas pengawasan terhadap stategi(principle of strategic point control)pengwasan yang efektif
dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap factor yang strategis dalam
perusahaan
11.Asas kekecualian(the exception principle)efisien dalam pengwasan membutuhkan adanya
perhatian yang ditujukan terhadap factor kekcualian.Kekecualian ini dapat terjadi dalam
keadaan tertentu ketika situasi berubah atau tidak sama
12.Asas control fleksibel(principle of fleksibility of control).Kontrol harus luwes untuk menghindari
kegagalan pelaksanaan rencana
13.Asas peninjauan kembali(principle of review).Sistem control harus ditinjau berkali-kali agar system yang
digunakan berguna untuk mencapai tujuan
14.Asas tindakan(principle of action).Kontrol dapat dilakukan apabila ada ukuran untuk mengoreksi
penympangan rencana,organisasi,staffing,directing
Jenis pengawasan:
1. Kontrol karyawan(personnel control)pengawasan yang ditujukan kepada hal yang ada hubungannya dengan kegiatan karyawan missal karyawan bekerja sesuai denga rencana,perintah,tata kerja,disiplin,absensi dll
2. Kontrol keuangan(financial control) pengawasan ditujukan kepada hal yang menyangkut keuangan,pemasukan dan pengeluaran biaya perusahaan termasuk pengen dalian anggran
3. Kontrol produksi(production control) pengawasan yang ditujukan untuk mengtahui kualitas dan kuantitsa produksi yang dihasilkan produksi yang dihasilkan sesuai dengan strandar atau rencana
4. Kontrol waktu(time control) pengawasan ditujukan kepada penggunaan waktu
5. Kontrol teknis(technis control) pengawasan ditujukan untuk mengetahui dan menulai apakah kebijakan organisasi yang telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah digasriskan
6. Kontrol penjualan(sales control) pengawasan ditujukan untuk mengetahui apakah produksi/jasa yang dihasilkan terjual sesuai dengan target yang ditetapkan
7. Kontrol Investasi(inventory control) pengawasan ditujukan untuk mengetahui apakah inventarisasi perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang
8. Kontrol pemeliharaan(maintenance control) pengawasan ditujukan untuk mengetahui apakah semua inventaris dilakukan pemeliharaan dengan baik atau tidak dan jika ada yang usak apa kerusakannya masih dapat diperbaiki atau tidak

3 hal penting dalam pengewasan:
1. Pengawasan fisik:karena logistic terdiri dari bentuk fisik baik inventaris(alat tidak habis pakai) atau persediaan(bahan habis pakai) yang dapat disalahgunakan/hilang/docuri sehingga membutuhkan adanya temapat penympanan,penjagaan serta asuransi terhadap pencurian ataupun kebakaran
2. Pengawasan akuntansi: apabila prosedur pembukuan dan penyimpanan telah diikuti sesuai dengan apa yang telah diuraikan maka pengawasan akuntansi telah terciptaa.Pengawasan ini timbul Karen adnya pencatatan,kartu persediaan, laporan,pengawasan yang efektif perlu adanya tugas orang yang bertanggung jawab terhadap gudang dan orang yang mencatat kartu persediaan,sehingga telah terjadi pengawasan internal,pengawasan akuntansi perlu pengecekan langusng
3. Pengawasan jumlah kebutuhan:setiap perusahaan seharusnya sudah menetukan /menyusun anggaran produsi dalam jangka waktu tertentu 3/4/6/12 bulan.hal ini penting untuk menjaga agar tidak terjadi kekosongan yang dapat menghentikan proses produksi atau barang berlebih yang dapat menggaggu menyimpanan. Persediaan yang cukup harus senantiasa ada dalam setiap perusahaan.Namun persediaan yang berlebihan akan menyebabkan tabahan biaya baik biaya penympanan maupun biaya bunga bank,agar tidak terjadi kekosongan/stock yang berlebihan maka manger perlu melakukan perencanaan yang sebaik mungkin sehingga persediaan yang ada mendekati jumlah kebutuhan tepat

5 catatan dalam pengawasan:
1. Permintaan untuk dibeli9purchase reduisition0:permintaan dari sebagian persediaan untuk membeli bahan/barang yang sesuai dengan jenis dan jumlah yang terdapat dalam surat permintaan.Permintaan ini dibuat oleh bagian persediaan lalu dikirim ke pihak terkait
2. Laporan penerimaan(the receiving report):informasi bahwa gudang telah menerima barang yang sudah dipesan
3. Catatan persediaanthe balance of store record): dasar/titik pangkal dari pelaksanaan system pengawasan persediaan dan memberikan informasi untuk pelaksanaan atau akuntansi:
Data yang minimal dibutuhkan :
• Gambaran atau diskripsi lengkap tentang bahan
• Jumlah dari bahan yang tersedia digudang yang dipesan dan yang dialokasikan untuk produksi
• JUmlah bahan yang akan/harus dibeli bila waktunya telah tiba untuk mengadakan pemesanan baru
• Harga bahan perunit
• Jumlah yang dipakai sesuai periode tertantu
• Nilai dr persediaan yang ada
4. daftar permintaan barang(Material request form):formulir inidibuat oleh petugas gudang untuk bagian pembelian agar pengawasan dan persediaan dapat menunjukan bahan yang perlu segera dibeli
5. Perkiraan pengawasan(the control account):untuk menjaga supaya perkiraan yang dibuat bagian akuntansi tetap merupakan alat yang penting dalam system pengawasan yang efektif
Faktor yang diperhatikan dalam pengawasan:
1. Tersedianya kebijakan bagi semua petugas:visi,misi,tujuan,landasan hokum(peraturan,instruksi,edaran)
2. Organisasi:pemisahan fungsi,pembagian tugas,kewenangan,tanggung jawab,kewajiban setiap unsur jelas
3. Prosedur kerja yang jelas:hubungan horizontal dan vertical dan langkahkegiatan harus jelas
4. Perencanaan
5. Pencatatan dan pelaporan: formulir,format,system informasi manajemen
6. Pembinaan:pengembangan,reward,dan punishment
7. Pemeriksaan:sidak,periodic dll

Sasaran:
1. Ketaatan terhadap peraturan kabijakn dan prosdur
2. Penilaian terhadap efektifitas dan efisiensi dalam pelaksanaan
3. Penilaian terhadap perencanaan dibandingkan dengan pelaksanaan
4. Pengecekan fisik persediaan(kartu,catatan,akuntansi)

Perioritas pengawasan:
1. Berdasarkan analisa ABC
2. Berdasarkan analisa VEN
3. Berdasarkan EOQ

Proses dan pengawasan:
1. Proses pengawasan dilakukan secara bertahap dengan cara:
• Menetukan standar yang digunakan
• Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai
• Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar pemeriksaan fisik dan menetukan penympangan yang ada
2. Cara dan metode pengawasan:
• Pengawasan langsung:pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh atasan tau fungsional. Dilakukan dengan cara inspeksi langusng,observasi ditempat dan laporan ditempat,terdiri dari:sidak dari atasan,pengawasan oleh SPI,pengawasan fungsional
• Pengawasan tidak langusng:pengwasan jarak jauh artinya dengan melalui laporan dapat berupa lisan atau tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasil yang telah dicapai
• Pengawasan berdasarkan kecualian:pengwasan dilakukan untuk kesalahan yang luar biasa dari pengawasan langsung /tidak langusng

Sifat dan waktu pengawasan:
1. Preventive control :pengawasan yang dilakukan sebelum terjadi kesalahan dengan cara:
• Menentukan proses pelakasanaan pekerjaan
• Membuat peraturan dan pedoman pelaksanaan pekerjaan
• Menjelaskan dan atau medemtrasikan cara pelaksanaan pekerjaan
• Mengorganisasi segala macam kegiatan
• Menentukan jabatan,jobdiscription,outhority dan responsibility setiap karyawas
• Menetapkan system pelaporan dan pemeriksaan
• Menetapkan sangsi pelabagi karyawan yang melakukan kesalahan dari reward bagi karyawan yang berprestasi
2. Repreventive control dengan cara:
• Mambandingkan antara hasil dengan rencana
• Menganalisa sebab yang menimbulkan kesalahan dan encari tindakan perbaikan
• Memberikan penilaian terhadap pelaksanaan yang ada
• Mengecek kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas pelaksanaan
• Jika perlu meningkatkan keterampilan atau kemapuan pelaksanaan melalui training atau edukkasi
3.Pengawasan saat proses dilakukan jika terjadi kesalahan segera diperbaiki

Macam-macam pengedalian:
1. Internal control(pengawasan internal)
Pengawasan yang dilakukan oleh seorang atasan kepada bawahannya baik secara langsung maupun melalui SPI(satuan pengawas internal).Cakupan pengawasan ini meliputi hal yang cukup luas baik pelaksanaan tugas,prosedur kerja,kedisiplinan karyawannya dan lainnya.Audit control adalah pemeriksaan atau penilaian atas masalah yang berkaitan dengan pembukuan perusahaan
2. External control(pengawasan ekstern)
Pengawasan yang dilakukan oleh pihak luar.Pengawasan ekstern ini dapat dilakukan secara formal ataupun informal misalnya pemeriksaan pembukuan oleh kantor akuntan atau penilaian yang dilakukan oleh masyarakat
3. Formal control(pengawasan resmi)
Pengawasan yang dilakukan oleh instalansi atau pejabat resmi dan dapat dilakukan secara internal maupun eksternal misalnya pengawasan yang dilakukan oleh BPK,BPKP,ataupun irjen/dewan pengawas
4. Informal control(pengawasan informal)
Pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat/konsumen baik secara langsung maupun tidak langsung misalnya melalui media massa elektronk, atau suatu organisasi LSM(lembaga social masyarakat0