PENGAWASAN DAN PEMBINAAN DALAM DISTRIBUSI OBAT

Pengawasan adalah kegiatan yang dilakukan agar pelaksanaan kegiatan pengelolah logistic dapat berjalan sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku sehingga tercapainya tujuan dari pengelolahan logistic ataupun tujuan perusahaan.Tujuan:
1. Menjaga agar tidak terjadi kekosongan persediaan
2. Menjaga agar tidak terjadi persediaan yang berlebihan
3. Menjaga agar tidak terjadi pengadaan dengan biaya yang besar
4. Menjaga agar tidak terjadi kehilangan persediaan/kerusakan/pengaruh lingkungan
5. Menjaga agar tidak terjadi penyalahgunaan

Asas-asas dari pengendalian:
1. Asas tercapainya tujuan(principle of assurance of objective) pengawasan ditujukan untuk tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindarkan penyimpangan dari rencana
2. Asas efisiensi(principle ofe fficiency of control) pengendalian itu efisien kalau dapat menghindari penyimpangan dari rencana,sehingga tidak menimbulkan hal lain diluar dugaan
3. Asas tanggung jawab(principle of control responsibility),pengendalian hanya dapat dilakukan jika manger bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana
4. Asas pengendalian terhadap masa depan(principle of future control) pengawasan yang efektif harus ditujukan kearah pencegahan penympangan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun yang akan dating
5. Asas control langsung(principle of direct control).Teknik control yang paling efektif adalah menusahakan adanya manger bawahan yang berkualitas pengendalian dilakukan oleh manajer, atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah,cara yang paling tepat untuk menjamin pelaksanaan yang sesuai dengan rencana adalah mengusahakan sedapat mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik
6. Asas refleksi rencana(principle of reflection plans)pengawasan yang baik disusun dengan baik sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana
7. Asas penyesuaian dengan organisasi (principle of organization suitability)pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi,Manager dengan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pangawasan yang efektif harus disesuaikan dengan basarnya wewenang manajer sehingga mencerminkan struktur organisasi
8. Asas pengawasan individu(principle of individual of control) pengawasan dan teknik pengwasan harus sesuai dengan kebutuhan manajer.Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung pada tingkat dan tugas manajer
9. Asas standar(principle of standar)pengawasan yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan digunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan dan tujuan yang akn dicapai
10.Asas pengawasan terhadap stategi(principle of strategic point control)pengwasan yang efektif
dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap factor yang strategis dalam
perusahaan
11.Asas kekecualian(the exception principle)efisien dalam pengwasan membutuhkan adanya
perhatian yang ditujukan terhadap factor kekcualian.Kekecualian ini dapat terjadi dalam
keadaan tertentu ketika situasi berubah atau tidak sama
12.Asas control fleksibel(principle of fleksibility of control).Kontrol harus luwes untuk menghindari
kegagalan pelaksanaan rencana
13.Asas peninjauan kembali(principle of review).Sistem control harus ditinjau berkali-kali agar system yang
digunakan berguna untuk mencapai tujuan
14.Asas tindakan(principle of action).Kontrol dapat dilakukan apabila ada ukuran untuk mengoreksi
penympangan rencana,organisasi,staffing,directing
Jenis pengawasan:
1. Kontrol karyawan(personnel control)pengawasan yang ditujukan kepada hal yang ada hubungannya dengan kegiatan karyawan missal karyawan bekerja sesuai denga rencana,perintah,tata kerja,disiplin,absensi dll
2. Kontrol keuangan(financial control) pengawasan ditujukan kepada hal yang menyangkut keuangan,pemasukan dan pengeluaran biaya perusahaan termasuk pengen dalian anggran
3. Kontrol produksi(production control) pengawasan yang ditujukan untuk mengtahui kualitas dan kuantitsa produksi yang dihasilkan produksi yang dihasilkan sesuai dengan strandar atau rencana
4. Kontrol waktu(time control) pengawasan ditujukan kepada penggunaan waktu
5. Kontrol teknis(technis control) pengawasan ditujukan untuk mengetahui dan menulai apakah kebijakan organisasi yang telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah digasriskan
6. Kontrol penjualan(sales control) pengawasan ditujukan untuk mengetahui apakah produksi/jasa yang dihasilkan terjual sesuai dengan target yang ditetapkan
7. Kontrol Investasi(inventory control) pengawasan ditujukan untuk mengetahui apakah inventarisasi perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang
8. Kontrol pemeliharaan(maintenance control) pengawasan ditujukan untuk mengetahui apakah semua inventaris dilakukan pemeliharaan dengan baik atau tidak dan jika ada yang usak apa kerusakannya masih dapat diperbaiki atau tidak

3 hal penting dalam pengewasan:
1. Pengawasan fisik:karena logistic terdiri dari bentuk fisik baik inventaris(alat tidak habis pakai) atau persediaan(bahan habis pakai) yang dapat disalahgunakan/hilang/docuri sehingga membutuhkan adanya temapat penympanan,penjagaan serta asuransi terhadap pencurian ataupun kebakaran
2. Pengawasan akuntansi: apabila prosedur pembukuan dan penyimpanan telah diikuti sesuai dengan apa yang telah diuraikan maka pengawasan akuntansi telah terciptaa.Pengawasan ini timbul Karen adnya pencatatan,kartu persediaan, laporan,pengawasan yang efektif perlu adanya tugas orang yang bertanggung jawab terhadap gudang dan orang yang mencatat kartu persediaan,sehingga telah terjadi pengawasan internal,pengawasan akuntansi perlu pengecekan langusng
3. Pengawasan jumlah kebutuhan:setiap perusahaan seharusnya sudah menetukan /menyusun anggaran produsi dalam jangka waktu tertentu 3/4/6/12 bulan.hal ini penting untuk menjaga agar tidak terjadi kekosongan yang dapat menghentikan proses produksi atau barang berlebih yang dapat menggaggu menyimpanan. Persediaan yang cukup harus senantiasa ada dalam setiap perusahaan.Namun persediaan yang berlebihan akan menyebabkan tabahan biaya baik biaya penympanan maupun biaya bunga bank,agar tidak terjadi kekosongan/stock yang berlebihan maka manger perlu melakukan perencanaan yang sebaik mungkin sehingga persediaan yang ada mendekati jumlah kebutuhan tepat

5 catatan dalam pengawasan:
1. Permintaan untuk dibeli9purchase reduisition0:permintaan dari sebagian persediaan untuk membeli bahan/barang yang sesuai dengan jenis dan jumlah yang terdapat dalam surat permintaan.Permintaan ini dibuat oleh bagian persediaan lalu dikirim ke pihak terkait
2. Laporan penerimaan(the receiving report):informasi bahwa gudang telah menerima barang yang sudah dipesan
3. Catatan persediaanthe balance of store record): dasar/titik pangkal dari pelaksanaan system pengawasan persediaan dan memberikan informasi untuk pelaksanaan atau akuntansi:
Data yang minimal dibutuhkan :
• Gambaran atau diskripsi lengkap tentang bahan
• Jumlah dari bahan yang tersedia digudang yang dipesan dan yang dialokasikan untuk produksi
• JUmlah bahan yang akan/harus dibeli bila waktunya telah tiba untuk mengadakan pemesanan baru
• Harga bahan perunit
• Jumlah yang dipakai sesuai periode tertantu
• Nilai dr persediaan yang ada
4. daftar permintaan barang(Material request form):formulir inidibuat oleh petugas gudang untuk bagian pembelian agar pengawasan dan persediaan dapat menunjukan bahan yang perlu segera dibeli
5. Perkiraan pengawasan(the control account):untuk menjaga supaya perkiraan yang dibuat bagian akuntansi tetap merupakan alat yang penting dalam system pengawasan yang efektif
Faktor yang diperhatikan dalam pengawasan:
1. Tersedianya kebijakan bagi semua petugas:visi,misi,tujuan,landasan hokum(peraturan,instruksi,edaran)
2. Organisasi:pemisahan fungsi,pembagian tugas,kewenangan,tanggung jawab,kewajiban setiap unsur jelas
3. Prosedur kerja yang jelas:hubungan horizontal dan vertical dan langkahkegiatan harus jelas
4. Perencanaan
5. Pencatatan dan pelaporan: formulir,format,system informasi manajemen
6. Pembinaan:pengembangan,reward,dan punishment
7. Pemeriksaan:sidak,periodic dll

Sasaran:
1. Ketaatan terhadap peraturan kabijakn dan prosdur
2. Penilaian terhadap efektifitas dan efisiensi dalam pelaksanaan
3. Penilaian terhadap perencanaan dibandingkan dengan pelaksanaan
4. Pengecekan fisik persediaan(kartu,catatan,akuntansi)

Perioritas pengawasan:
1. Berdasarkan analisa ABC
2. Berdasarkan analisa VEN
3. Berdasarkan EOQ

Proses dan pengawasan:
1. Proses pengawasan dilakukan secara bertahap dengan cara:
• Menetukan standar yang digunakan
• Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai
• Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar pemeriksaan fisik dan menetukan penympangan yang ada
2. Cara dan metode pengawasan:
• Pengawasan langsung:pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh atasan tau fungsional. Dilakukan dengan cara inspeksi langusng,observasi ditempat dan laporan ditempat,terdiri dari:sidak dari atasan,pengawasan oleh SPI,pengawasan fungsional
• Pengawasan tidak langusng:pengwasan jarak jauh artinya dengan melalui laporan dapat berupa lisan atau tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasil yang telah dicapai
• Pengawasan berdasarkan kecualian:pengwasan dilakukan untuk kesalahan yang luar biasa dari pengawasan langsung /tidak langusng

Sifat dan waktu pengawasan:
1. Preventive control :pengawasan yang dilakukan sebelum terjadi kesalahan dengan cara:
• Menentukan proses pelakasanaan pekerjaan
• Membuat peraturan dan pedoman pelaksanaan pekerjaan
• Menjelaskan dan atau medemtrasikan cara pelaksanaan pekerjaan
• Mengorganisasi segala macam kegiatan
• Menentukan jabatan,jobdiscription,outhority dan responsibility setiap karyawas
• Menetapkan system pelaporan dan pemeriksaan
• Menetapkan sangsi pelabagi karyawan yang melakukan kesalahan dari reward bagi karyawan yang berprestasi
2. Repreventive control dengan cara:
• Mambandingkan antara hasil dengan rencana
• Menganalisa sebab yang menimbulkan kesalahan dan encari tindakan perbaikan
• Memberikan penilaian terhadap pelaksanaan yang ada
• Mengecek kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas pelaksanaan
• Jika perlu meningkatkan keterampilan atau kemapuan pelaksanaan melalui training atau edukkasi
3.Pengawasan saat proses dilakukan jika terjadi kesalahan segera diperbaiki

Macam-macam pengedalian:
1. Internal control(pengawasan internal)
Pengawasan yang dilakukan oleh seorang atasan kepada bawahannya baik secara langsung maupun melalui SPI(satuan pengawas internal).Cakupan pengawasan ini meliputi hal yang cukup luas baik pelaksanaan tugas,prosedur kerja,kedisiplinan karyawannya dan lainnya.Audit control adalah pemeriksaan atau penilaian atas masalah yang berkaitan dengan pembukuan perusahaan
2. External control(pengawasan ekstern)
Pengawasan yang dilakukan oleh pihak luar.Pengawasan ekstern ini dapat dilakukan secara formal ataupun informal misalnya pemeriksaan pembukuan oleh kantor akuntan atau penilaian yang dilakukan oleh masyarakat
3. Formal control(pengawasan resmi)
Pengawasan yang dilakukan oleh instalansi atau pejabat resmi dan dapat dilakukan secara internal maupun eksternal misalnya pengawasan yang dilakukan oleh BPK,BPKP,ataupun irjen/dewan pengawas
4. Informal control(pengawasan informal)
Pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat/konsumen baik secara langsung maupun tidak langsung misalnya melalui media massa elektronk, atau suatu organisasi LSM(lembaga social masyarakat0

Distribusi Obat

Secara umun dapat diartikan sebagai proses pemindahan barang dari suatu tempat ke tempat lain seperti:
• Pemindahan dari supplier ke gudang pabrik(GP
• Pemindahan dari GP ke unit produksi atau pemakai
• Pemindahan produk dari unit produksi ke GP
• Pemindahan dari GP ke gudang cabang pabrik(GCP)
• Pemindahan GP/GCP ke gudang distributot (GD)
• Pemindahan GD ke gudang cabang distributor
• Pemindahan GD/GCD kepengencer
• Pemindahan dari pengencer ke konsumen
• Proses pemindahan tersebut dapat berlangsung cepat atau lama bahkan dapat membutuhkan waktu beberapa hari tergantung jarak,kualitas transportasi seperti jalan dan alat angkut
• Selama proses pemindahan mutu dan jumlah barang harys tetap dapat dipertahankan,karena itu alat angkut harus memiliki fasilitas untuk menjaga mutu dan keamanan barang
• Proses komunikasi dan administrasi juga merupakan factor penting dalam proses distribusi

Distribusi dapat dilakukan dengan 2 cara:
1. Sentaralisasi :seluruh kebutuhan user disuplai dari gudang pusat
2. Desentralisasi : seluruh kebutuhan user disuplai dari depo(satelit) yang berada didekat atau disekitar user. Persediaan Depo display Gudang pusat

Keduanya mempunyai keuntungan dan kerugian,system mana yang akan ddipakai tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing RS. Bila jarak dan alat angkut merupakan kendala sebaiknya disentralisasi dan bila tidak gunakan sentralisasi. Selanjutnya distribusi dapat dilakukan dengan metode:
1. Floor stock
Seluruh kebutuhan pelayanan baik untuk keperluan emergency,dasar ruangan maupun individu penderita dari gudang pusat(ssentralisasi) atau depo farmasi(disentralisasi) dikirim dan disimpan ditempat pelayanan/ruang user. Kebutuhan obat langsung dapat dilayani perawatan tanpa harus menembus/ mengambil ketempat pelayanan farmasi, sehingga farmasis tidak terlibat sama sekali dalam proses review resep senbelum obat disiapkan
2. Resep individu
Hanya kebutuhan emergency dan dasar ruangan saja yang dikirim dari gudang pusat atau depo farmasi dan disimpan ditempat pelayan/ruang user, sedangkan kebutuhan individu diresepkan dan ditembus/diambil oleh perawat atau keluaraga ditempat pelayanan obat/apotik dengan system cash and carry(seperti layaknya pengambilan resep biasa). Disini farmasis terlibat dalam proses sebelum obat disiapkan
3. Kombinasi
Tidak ssperti ad 1 disini tidak seluruhnya disediakan ditempat pelayanan jadi tetap ada yang harus diambil ketempat pelayanan farmasi
4. Unit Dose
Seperti ad 2 hanya bedanya obat tidak diserahkan seluruhnya tetapi umumnya diserahkan dan discharge hanya kebutuhan 24 jam saja. Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah distribusi/penyaluran yang merupakan unsure yang sangat penting untuk memnuhi ketepatan seperti diharapkan oleh fungsi kebutuhan. Dan factor pengendalian akan membantu banyak hal penyempurnaan fungsi penyaluran/distribusi tersebut. Setiap saat perlu monitoring dan usaha-usaha yang mendorong kelancaran=expediting agar tahap-tahap penyaluran dari proses manufacturing,transportation dan barang-barang dating tepat pada waktu yang diperlukan
Pendistribusian juga harus sesuai dengan permintaan,tepat waktu,tepat jumlah serta sesuai dengan spesifikasinya. Pengeluaran barang dalam pendistribusian harus dengan perencanaan yang diminta oleh user.Mekanisme pengeluaran barang adalah sesuai dengan prinsip FIFO dan FEFO

Manfaat Sistem Unit Dose:
• Setiap instruksi pengobatan dapar direview oleh farmasi
• Setiap kemungkinan terjadinya kesalahan/kekurangan adaministrasi dan farmasetika dapat segera diketahui oleh farmasis
• Demikianpula dengan kemungkinan adanya kesalahan klinik dapat segera diketahui oleh farmasis untuk segera didiskusikan pemecahannya bersama dokter,sehingga kesalahan seperti ketidaksamaan obat,under/over dosis,efek samping,efek toksis maupun interaksi obat dapat segera mungkin diketahui
• Biaya pengobatan yang harus ditanggung oleh penderita menjadi lebih rendah karena yang dibayar hanyalah untuk obat/barang farmasi yang dipakai saja
• Penyimpanan,peracikan dan penyiapan sepenuhnya oleh farmasis
• Waktu perawatan untuk melakukan perawatan bertambah banyak
• Baik farmasis maupun perawat dapat lebih melakukan pekerjaan yang sesuai dengan background pengetahuaanya
• Inventory obat/barang farmasi diruang pesawat menjadi minimal
• Interaksi antara ketiga unsure health Provider(dokter,farmasis,perawat) lebih nyata dalam emberikan pelayanan terbaik kepada pasien
• Billing oabt dapat segera disiapkan

Alur pelayanan resep individu:
A.
PASIEN DOKTER

PERAWAT
KELUARGA

PERAWAT APOTIK RS APOTIK LUAR

KELUARGA
KEUANGAN:
• Pada umumnya di RS swasta
• Bila tidak ada persediaan:a.Apotik RS yang mencari,
b.Diserahkan kepada keluaraga(jarang)
• Seluruh obat diresepkan diserahkan sebelum dipakai disimpan di nurse station
• Penagihan obat oleh keuangan

B. PASUEN DOKTER

PERAWAT PERAWAT

KELUARGA INSTALANSI FARMASI KELUARGA

APOTIK LUAR
• Pada umumnya di RS pemerintah
• Bila tidak ada persediaan ke apotik luar
• Semua obat sebelum digunakan disimpan di Nurse Station
• Tidak ada panagihan obat karena sistemnya cash and carry

C. PASUEN DOKTER

PERAWAT

INSTALANSI FARMASI

PERAWAT UNIT DOSE
Contohnya:
• Di nurse station hanya obat untuk 24 jam sisanya ada di farmasi
• Biaya obat yang dihitung hanya obat yang digunakan
• Yang tidak digunakan tidak dibebankan kepada pasien(obat sisa)

Tidak jarang terjadi keadaan pasien semakin berat setelah menerima pengobatan ataupun masuk kembali ke RS setelah sebelumnya dunyatakan sembuh. Keadaan ini tentu saja sangat merugikan pasien baik secara klinis,psikologis maupun materi. Penggunaan obat yang rasional atau good prescribing adalah penggunaan/pemberian obat yang tepat indikasi,tepat dosis,tepat waktu,lama pemberian dan tepat cara pemberian dengan mempertimbangkan ratio menfaat resiko dan terjangkau.
Mengingat sedemikian banyaknya obat yang beredar baik kualitas maupun kuantitas serta minimnya informasi yang diberikan serta factor udaya dan sikap dokter maupun pasien sendiri, maka dalam prakteknya tidaklah mudah unuk menggunakan obat secara rasional

Beberapa pedoman dalam pemberian obat:
• Sebenarnya tidak semua pasien tidak diberikan obat, tidak jarang pasien tersebut disuruh istirahat saja cukup atau disarankan untuk mengubah cara hidup maupun diet dll
• Keberhasilan pengobatan sangat tergantung pada:
1. Ketepatan alat diagnosa yang digunakan
2. Ketepatan menegakkan diagnosa
3. Ketepatan obat/zat berkhasiat yang akan digunakan
4. Ketepatan memilih obat dari merk yang ada
5. Penyampaian informasi kepada pasien
• Yakin pasien bahwa:
1. Dalam pengobatan tidak harus selalu disuntik
2. Bukanlah mahalnya harga obat yang menentukan baik tidaknya suatu obat
• Hindari penggunaan obat kombinasi kecuali efek terapinya lebih baik dan efek sampingnya tidak lebih jelek dari obat tunggal
• Sebaiknya hindari terapi sistomatik yang berkepanjangan
• Hindari polypharmacy bila diagnosa belum jelas ataupun pasien lanjut usia
• Pertimbangkan selalu manfaat/resiko
• Pertimbangkan usia,jenis kelamin,berat badan,fungsi hati,fungsi ginjal,kehamilan,menyusui, penyakit lain,kepatuhan
• Pada keadaan darurat berikan obat yang paling efektif dan paling cepat menimbulkan efek yang menjadi pertimbangan utama bukan factor harga ataupun terbatasnya persediaan

Apakah obat yang perlu diberikan:
• Pemberian obat lebih besar manfaatnya dari pada resiko samping
• Tidak semua keluhan/penderitaan pasien harus diberikan obat
1. Pemberian antibiotic broad sprektum pada penderita disentri basiler tidak banyak manfaatnya malahan dapat memperpanjang diare
2. Manfaat pemberian serebrat vasodilator pada Demensa senilis masih diragukan
3. pemberian vitamin hanya bermanfaat pada keadaan defisiensi
4. Demikian juga halnya dengan pemberian mineral

Keadaan diatas sering terjadi karena keraguan akan diagnosa yang ditegakkan kurangnya waktu wawancara ataupun waktu pemeriksaan yang mendalam. Pasien sendiri sering tidak puas kalau tidak diberi resep.Malahan ada pasien yang baru puas bila sudah disuntik.

pENGHAPUSAN OBAT-OBATAB DAN ALAT KEFARMASIAN

Dalam jangka waktu tertentu barang yang digunakan akan mengalami penurunan kemampuan dan penampilannya baik secara tehnis maupun ekonomis Karena factor-faktor obsolute,kadarluarsa,deteirosasi atau kerusakan.Dengan demikian selanjutnya timbul persoalan bagaimana keputusan tentang penggunaan barang tersebut selanjutnya walaupun ia tidak/kurang memberikan manfaat lagi akan tetapi cara prosedur masih memerlukan pertanggungjawaban administasi.Istilah penghapusan secara umum adalah kegiatan dan usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai dengan peraturan atau undang-undang yang berlaku Dalam bahasa inggris penghapusan disebut sebagai disposal (tindakan membuang/melepaskan sesuatu) atau salvage (sesuatu yang diambil seperti dari sisa kapal karam,puing atau sampah berbagai barang yangbernilai atau bermanfaat dikemudian hari.

Status pemilikan barang:
Masalah yang dihadapi oleh petugas dilapangan(puskesmas) adalah ketidakjelasan status kepemilikan barang di puskesmas.Untuk itu hal yang perlu diperhatikan adalah:puskesmas berada dilingkungan pemda,barang yang dikirim ke puskesmas banyak bersumber dari APBN yang berarti milik Negara
Mengingat 2 hal tersebut maka status pemilikan barang harus menujuk pada ada atau tidaknya berita acara penyerahan barang:
-Barang yang telah diterima didaerah dengan dsertai berita cara penyerahan barang maka status kepemilikannnya merupakan milik daerag
-Barang yang telah diterima didaerah tanpa disertai berita cara penyerahan barang maka status kepemilikannya merupakan milik pusat.Pemda/puskesmas hanya berstatus sebagai penguna

Tata cara pelaksanaan penghapusan:
1. Proses penghapusan peralatan kesehatan puskesmas/RS bermula dengan barang peralatan kesehatan puskesmas/RS yang rusak.Peralatan kesehatan puskesmas/RS ini dibagi menjadi 2 katagori:
-Barang rusak ringan yang bias diperbaiki.Tindakan yang dilakukan adalah memperbaiki barang tersebut
-Barang rusak berat/tidak bias diperbaiki.Barang katagori inilah yang diproses untuk dihapuskan
2. petugas puskesmas/RS yang menjadi penanggungjawab harian peralatan kesehatan puskesmas/RS mencatat semua peralatan kesehatan puskesmas/RS yang akan dihapuskan.Peralatan kesehatan puskesmas/RS tersebur dapat dikumpulkan pada ruangan tertentu di puskesmas untuk memudahkan proses berikutnya
3. Penanggungjawab harian peralatan kesehatan puskesmas/Rs melakukan identifikasi status kepemilikan peralatan kesehatan puskesmas/RS yang akan dihapuskan ada 2 katagori:peraltan kesehatan puskesmas/RS milik pemerintah pusat,peralatan kesehatan puskesmas/RS milik pemerintah daerah(ini yang akn diuji coba dihapuskan)
4. Kepala puskesmas/Rs sebagai penangungungjawab umum peralatan kesehatan puskesmas/Rs menghubungi dinas kesehatan kab/kota setempat tentang adanya peralatan kesehatan puskesmas/Rs yang rusak dan mengusulkan penghapusan.Ada 2 laternatif yang bias dilakukan:
- puskesmas/Rs mengirimkan peralatan kesehatan puskesmas/Rs yang akn dihapuskan ke dinas kesehatan kab.kota dan disimpan didalam gudang dinas kesehatan kab/kota
- puskesmas/Rs melaporkan saja peralatan kesehatan puskesmas/Rs yang akan dihapus ke dinas kesehatan kab/kota.Sedang barang peralatan kesehatan puskesmas/Rs tersebut tetap berada di puskesmas/Rs yang bersangkutan
Usul penghapusan dari puskesmas/Rs sebaiknya disusun dan dilengkapi dengan keterangan atau data mengenai:
-Identitas dan cirri-ciri barang
- lokasi/tempat beradanya barang
-Harga perolehan barang bersangkutan
-Sebab/alas an penghapusan
-Jumlah dan status barang
5. Bilaman harga perolehan tidak tercantum puskesmas/Rs meminta bantuan dinsa kesehatan kab/kota untuk menelusuri harga perolehan peralatan kesehatan puskesmas/Rs tersebut atau menetapkannnya
6. Terhapad peralatan kesehatan puskesmas/Rs yang status kepemilikannnya tidak jelas. puskesmas/Rs bias meminta bantuan dinsa kesehatan keb/kota setempat untuk melakukan identifikasi dan menetapkan status kepemilikan peralatan kesehatan puskesmas/Rs
7. Dinas kesehatan kab/kota ke bupati/kepala daerah setempat peralatan kesehatan puskesmas/Rs untuk penghapusan.Agar proses berjalan dengan baik dan lancer maka sebaiknya dinsa kesehatan kab/kota melakukan program penghapusan setahun sekali
8. Bupati/kepala daerah membentuk panitian penghapusan barang milik/kekayaaan milik Negara untuk menindak lanjuti semua permohonan penghapusan barang dari seluruh instansi/lembaga daerah
9. Paniatain penghapusan memeriksa barang peralatan kesehatan puskesmas/Rs yang akn dihapuskan.Setelah memeriksa,panitia penghapusan dapat melakukan rekomendasi yang menyetujui atau menolak
10. Bila pnitia pnghepusan menyetujui usualan penghapusan maka panitia penghapusan mengusulkan pengesahan penghapusan kepada DPRD setempat pada salah satu sidangnya.Untuk efisiensi maka usulan penghapusan peralatan kesehatan puskesmas/Rs diikutkan penghapusan barang lain atau barang yang bernilai besar
11. Setelah mendapatkan persetujuan melalui siding DPRD untuk penghapusan maka barang yang diusulkan penghapusannya dicoret dari catatan puskesmas/Rs.Sampai sisni proses penghapusan selesai.langkah selanjutnya adalah tindak lanjut penghapusan

Tindak lanjut:
Agar barang yang telah dihapus tetap memberikan nilai maka barang tersebut dijual dengan cara lelang. Ex:motor n’ mobil. Apabila terdapat barang yang tidak dapat terjual dalam pelelangan maka barang tersebut agar dilakukan tindak llanjut agar dimusnahkan sesuai dengan keputusan Menkes RI No.64/Menkes/SK/VI?1995 tentang: petunjuk tata cara penghapusan dan pemanfaatan barang milik/kekayaan Negara dilingkungan depertemen Kesehatan RI

Manajemen logistik Pemeliharaan

Pemeliharaan dan perbaikan diartikan sebagai kegiatan untuk memlihara atau mejaga fasilitasi/peralatan dan mengadakan perbaikan atau penyesuaian penggantian yang diperlukan agar terdapat suatu keadaan operasional produksi yang memuaskan sesuai dengan apa yang direncanakan.Tujuan:
• Meningkatkan tingkat kegunaan peralatan
• Menambah umur peralatan
• Meningkatkan efisiensi peralatan
• Penghematan anggaran

Manfaat:
• Dapat memenuhi kebutuhan sesuai dengan rencana produksi
• Menjaga kualitas produksi yang tepat guna,memnuhi apa yang dibutuhkan oleh produk dan tidak mengganggu kegiatan produksi
• Membantu mengurangi pemakaian dan penyimpanan diluar batas dan menjaga modal untuk waktu yang ditentukan sesuai kebijakan
• Melaksanakan biaya serendah mungkin dan melalsanakan kegiatan pemeliharaan secara efektif dan efisien

Tugas dan kegiatan pemeliharaan:
• Insfeksi(inspection): kegiatan pengecekan atau pemeriksaan berkala atau penggantian yang diperlukan.Dilakukan bagian pemeliharaan
• Kegiatan Tekhnik(Engineering): kegiatan percobaab atas alat yang baru dibeli,dan kegiatan pengembangan atau komponen peralatan yang perlu diganti serta penelitian kemungkinan pengembangan
• Kegiatan produksi(production): kegiatan pemeliharaan yang sebenarnya yaitu pemeliharaan/perbaikan serta kegiatan yang disarankan insfeksi dan tehnik
• Kegiatan administrasi(clerical work);kegiatan pencatatan mengenai biaya kegiatan pemeliharaan,biaya komponen(spare part) yang dibutuhkan serta penyiapan jadwal pemeliharaan
• Pemeliharaan bangunan(house keeping); kegiatan agar bangunan gedung tetap terpelihara dan bersih

Upaya-upaya menjamin kelancaran pemeliharaan:
• Menambah jumlah peralatan dan perbaikan bagian pemeliharaan
• Menggunakan preventive maintenance, dan dapat mengganti alat sebelum rusak
• Ada cadangan di salam system produksi
• Perbaikan dalam suatu engineering design
• Mengadakan percoabaan untuk menghubungkan tingkat produksi dengan mengadakan suatu persediaan cadangan

Alasan pergantian peralatan:
• Keuntungan potensial penggunaan alat baru,missal: penggunaan bahan dan tenaga dapat berkurang dan waktu kegiatan lebih cepat
• Alat rusak dan tidak dapat diperbaiki
• Alat yang digunakan tidak cocok atau tidak mampu menghasilkan produk baru akibat perubahan permintaan komsumen
• Semangat pekerja menurun karena kondisi alat tidak menyenangkan

Buku petunjuk(manual) yang diperlukan untuk pemeliharaan,berisi: Specifikasi peralatan,Petunjuk penggunaan, petunjuk pemeliharaan dan perbaikan

Tingkat-tongkat pelaksanaan pemeliharaan:
• Pemeliharaan bersifat pemcegahan
• Pemeliharaan secara periodic
• Pemeliharaan oleh tenaga terdidik dari instalansi tersebut
• Pemeliharaan oleh unit pemeliharaan yang punya perlengkapan dan alat tes
• Rehabilitasi peralatan mekanik: pengecekan,penyetelan,service,penyesuaian,reparasi

Hal yang perlu diperhatikan agar kegiatan pemeliharaan berjalan lancer dan efisien:
• Data mengenai peralatan harus lengkap(no,jenis,tahun pembuatan,kapasitas,cara,operasi dll)
• Planing dan scheduling(rencana dan jadwal pemeliharaan) preventive maintenance,inspeksi,pembersihan,reparasi
• Surat perintah(work orders):surat pemberitahuan berisi dikerjakan diluar/didalam perusahaan,tenaga dan bahan yang dibutuhkan wktu pelaksanaan
• Persediaan material dan spare part tersedia sesuai kebutuhan
• Catatan(records) :perlu dilakukan pencatatan jumlah peralatan,letak,karakter alat,lama inspeksi internal,dan biaya maintenance
• Laporan pengawasan dan analisa:laporan tentang kemajuan,perbaikan serta analisa kegagalan perbaikan

Jenis pemeliharaan:
1. Preventive maintenance: kegiatan pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan untuk mencegah timbulnya kerusakan yang tidak terduga dan menemukan kondisi/keadaan yang tidak terduga dan menemukan kondisi/keadaan yang dapat menyebabkan fasilitas produksi mengalami kerusakan pada waktu digunakan
2. Corrective maintence: kegiatan pemeliharaan setelah timbul atau pada saat timbul kerusakan sering disebut perbaikan dan perlu memperhatian biaya yang timbul

Hal yang perlu diperhatikan terkait biaya:
1. Perbandingan biaya kerusakan karena tidak ada preventive maintenece denganbiaya pemeliharaan yang diperlukan karena kerusakan walaupun dilakukan preventive maintenece
2. Biaya pemeliharaan dengan haraga beli alat
3. Jumlah biaya pemeliharaan yang diperlukan dengan kerugian yang timbul karena tidak berproduksi alar rusak

Hal lain yang perlu diperhatikan terkait biaya:
1. Tempat perbaikan:diperbaiki dibengkel sendiri atau dibengkel diluar perusahaan,untuk ini perlu;perandingan biaya,waktu perbaikan,mutu/hasil perbaikan
2. Pertimbangan diperbaiki atau diganti:
-Dengan harga alat baru
-Dengan harga alat lama
-Recurring cost(biaya terus menerus timbul)
-Selama alat digunakan (biaya perbaikan)
-Non recurring cost,biaya yang dikeluarkan hanya satu kali saja(biaya investasi

Tahapan pemeliharaan:
1. Tahapan perencanaan;
• Desain system pemeliharaan yang sederhana dan praktis tetapi tetap memberikan pengawasan yang akurat dan teliti.Tujuan dari tahapan ini adalah:memperkirakan anggaran pemeliharaan yang tepat,memberikan pelayanan yang cepat dan dapat dipertanggungjawabkan,mendukung spenuhnya tugas operasional(read for use equipment) ,menyediakan pendidikan dan pelatihan setiap tingkat pemeliharaan sehingga tersedia tim dan peralatan yang lengkap dan siap digunakan
• Evaluasi tekno-ekonomis terhadap barang dan alat
• Mengikuti perkembangan industri dari supply dalam dan luar negeri
2. Tahap pelaksanaan:
• Pengamatan inventarisasi peralatan dan inventarisasi peralatan pemeliharaan
• Tersedianya buku-buku untuk setiap peralatan atau barang,antara lain:
-Operator manual:buku petunjuk bagi para operator
-Maintenece manual: buku petunjuk tentang cara-cara pemeliharaan peralatan
-Katalog : buku yang memuat nama dan gambar alat,suku cadang,dank ode-kode suku cadang
3. Tahapan pasca(post) pelaksanaan:
• Persiapan pengajuan anggaran,hasil pengkajian dalam tahap sebelumnya
• Pembuatan daftar kebutuhan akan suku cadang bahan-bahan lainnya guna pemeliharaan yang efektif,efisien dan produktif
• Pengkajian dan peninjauan kembali akan system pemeliharaan penyediaan tenaga system anggaran dan para supplier

Tingkat tempat pemeliharaan/Bengkel:
1. Bengkel pusat;bengkel paling utama dan harus memiliki tenaga dan peralatan yang paling lengkap
2. Bengkel wilayah; bengkel yang melayani sebagian atau beberapa bengkel daerah/lapangan sekaligus. Bengkel ini harus memiliki tenaga lebih cukup dan lengkap serta peralatan yang lebih lengkap dibandingkan dengan bengkel daerah/lapangan
3. Bengkel daerah/lapangan: bengkel yang paling depan dan pelaksanaan lengsung jika diperlukan pemeliharaan disuatu daerah.Pengelolahan dapat diserahkan kepada pimpinan tehknis di daerah/lapangan

Biomedical Miantenence system overview:

Penyimpanan Obat

Penyimpanan merupakan kegiatan dan usaha untuk mengelolah barang persediaan sehingga harus dilakukan sedemikian rupa agar:kualitas dapat diperhatikan, barang terhindar dari kerusakan fisik,pencarian barang mudah dan cepat,Barang aman dari pencuri dan memermudah pengawasan stock.
Penyimpanan sebagai jantung dari menjemen logistic karena sangat menetukan kelancaran dari pendistribusian. Oleh karena itu, maka metode pengendalian persediaan /inventori control diperlukan,dipahami dan diketahui secara baik
Tujuan:
• Kualitas barang dapat dipertahankan
• Barang terhindar dari kerusakan
• Barang aman dari kehilangan dan pencurian
• Pengawasan stock lebih mudah

Hal yang perlu diperhatikan:
• Lokasi penyimpanan(gudang)
• Desain penyimpanan
• Jenis dan pengelompokan
• Prosedur dan ADM
• Pemakaian alat Bantu/ binatang

Lokasi penyimpanan:
• Aksesibilitas
• Utilitas
• Komunikasi
• Bebas banjir
• Mampu menampung barang sesuai kebutuhan
• Infrastruktur

Desain penyimpanan:
• Kemudahan bergerak
• Sirkulasi udara
• Penggunaan palet
• Pengaturan cahaya
• Kemudahan perawatan
• Penyimpanan dingin
• Penympanan khusus
• Mudah terbakar
• Narkotika dll
• Alat pemadam kebakaran
• Pengaturan kelembaban,bentuk gudang,model gudang,pengaturan gudang

Jenis pengelompokan barang:
• Berdasarkan barang yang sejenis:
1. ATK/alat kebersihan/suku cadang/dll
2. Obat/ALKES/pembalut
3. Bahan baku/kesediaan jadi/volume besar
4. Sirup/tablet/Zalf/Injeksi
• Berdasarkan sifat barang:
1. Barang mudah menguap/terbakar
2. Penympanan dingin
3. Penyimpanan tidak kena cahaya
• Berdasarkan kecepatan bergerak:cepat(dekat pintu),sedang,lambat
• Berdasarkan volume dan berat: besar(jauh dari pintu)/kecil(dekat pintu),Berat(dekat pintu)/ringan
• Berdasarkan pabrik
• Berdasarkan alphabet

Penyimpanan=gudang
Fungsi:
• Penerimaan,Penyimpanan,Pengeluaran
Kegiatan;
• Menentukan reorder point
• Menetapkan jumlah buffer stock(persediaan) pengaman
• Menetapkan jumlah pesanan
• Melaksanakan kegiatan penerimaan
• Menetapkan jumlah yang didistribusi
• Menetapkan frekuensi distribusi pengeluaran
• Menetapkan jadwal distribusi
• Melaksanakan kegiatan pengeluaran
• Melakukan stock opname
• Menilai kekayaan
• Usul penghapusan penympanan
• Evaluasi dan pelaporan

Penerimaan barang farmasi:
Kegiatan penerimaan merupakan kegiatan yang sangat penting jenis,jumlah dan kualitas. Spesifikasi dan persyaratan lainnya dari barang yang diterima harus sama dengan yang tercamtum dalam kontrak.Proses penerimaan sangat penting karena pada proses inilah kita dapat menyaring barang-barang yang tidak bermutu dan tidak sesuai denga spesifikasi yang telah ditetapkan:
• Kuantitas
• Kualitas
• Spesifikasi
• Packing
• Seal

Prosedur penerimaan
• Dasar
1. Surat order pembelian
2. Faktur pengantar
• Proses
1. Cek kehabsahan dokumen
2. Cek kehabsahan barang
3. Cek jenis barang yang sesuai dengan SOP(surat order pembelian) dan faktur pengantar
4. Cek kualitas barang
5. Cek jumlah barang yang sesuai dengan SOP(surat order pembelian) dan faktur pengantar
6. Bila semua sesuai, buat BA(berita acara) penerimaan
7. Buat laporan penerimaan
8. Catat pada buku masuk
9. Catat pada kolom gudang pada kolom kurang
10. lanjut dengan proses penyimpanan

Penyimpanan:
• Penuhi persyaratan penyimpanan
• Penyusunan dengan system FIFO
• Barang ditempatkan pada tempatnya
• Catatkan pada kartu barang pada kolom masuk
• Cek fisik barang, bila ada rusak pisahkan
• Cocokan jumlah antara fisik barang dengan kartu
• Lakukan opname minimal 1X 1tahun
• Buat laporan opname
• Buat usulan penghapusan barang
• Lakukan bongkaran minimal setiap triwulan

Penyimpanan pembekalan farmasi rumah sakit:
Pembekalan farmasi rumah sakit mempunyai arti yang sangat karena untuk pmebekalan farmasi ini menghabiskan sekitar 40% dari anggaran rutin(diluar gaji) tetapi mempengaruhi outcome yang diinginkan.Oleh karena itu proses penyimpanan obat/barang farmasi baik digudang farmasi,depo farmasi,apotik,ataupun diruang perawatan.pelayanan harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya

Prinsip dasar:
Penympanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengelolahan barang persediaan/inventory ditempat penyimpanan. Pengelolahan tersebut harus dilakukan sedeikian rupa sehingga;
• Kualitas barang dapat dipertahankan
• Barang terhindar dari kerusakan fisik
• Pencarian barang mudah dan cepat
• Barang aman dari pencurian
• Mempermudah pengawasan stock barang

Untuk keperluan tersebut diperlukan kegiatan-kegiatan seperti:
• Perencanaan ruangan penyimpanan/gudang
• Perencanaan dan pengoperasiaan alat pengatur barang
• Penyelenggaraan prosedur peyimpanan
• Pengamanan

Dilihat dari bentuknya gudang dibagi atas:
• Gudang terbuka
• Gudang semi terbuka
• Gudang tertutup

Dilihat dari jenisnya gudang dibagi atas:
• Gudang transit
• Gudang serbaguna
• Gudang pendingin
• Gudang tahan api

Pendistribusian juga harus sesuai dengan permintaan, tepat waktu , tepat jumalah serta sesuai dengan spesifikasinya. Pengeluaran barang dalam pendistribusian harus dengan persetujuan pihak yang berwenang sesuai denan perencanaan yang diterima oleh pemakai/user.

Mekanisme pengeluaran barang adalah sesuai dengan prinsip FIFO= first in first out artinya yang dating lebih dulu dikeluarakan lebih dulu> selain itu dilihat dari masa kadarluarsanya walaupun datangnya lebih dulu/terakhir tapi expire date dekat dikeluar lebih dulu. Disebut FEFO= first expire first out

Setelah diperoleh yang dikehendaki maka seluruh barang yang akan disimpan harus dikelompokan dengan memperhatikan hal berikut:
• Kelompok pelayanan
• Kondisi yang diperlukan untuk menjaga kualitas
• Ukuran volume
• Fast atau slow moving
• Abjad dan FIFO

Penyimpanan ada 2 sistem:
• Sistem abjad(mempermudah pencarian)
• Sistem pabrik(mempermudah pemesanan)

Permasalahan yang sering dijumpai:
• Dalam perencanaan kebutuhan barang/perbekalan farmasi serng kali unit kerja pemakai belum/tidak data-data yang seharusnya. Banyak rumah sakit belum mempunyai standar terapi, bahkan tidak jarang formulariumpun belum dimiliki, kalaupun sudah ada tetapi belum dipakai
• Tidak jarang untuk sediaan dengan zat aktif dengan kadar yang sama disediakan lebih dari 2 merek
• Data BOS,LOS,jumlah tindakan dll belum digunakan didalam perencanaan tidak jarang data-data itupun belum dimiliki
• Pengisian,medical record belum menjadi budaya sehingga tidak punya arti apa-apa bagi manajemen
• Sering kali data yang dipakai dalam perencanaan hanyalah data distribusi dari periode yang lalu
• Kurangnya anggaran yang tersedia menyebabkan instalansi farmasi tidak mungkin menyediakan segala kebutuhan barang/perbekalan farmasi. Akibatnya penderitaan harus membeli/mencari sendiri kekurangannya keapotik luar inipun dapat menimbulkan masalah tersendiri
• Sering kali pembeli dengan system tender harga belinya justru lebih tinggi dari pada kalau beli secara langsung
• Pada peenerimaan barang tidak jarang terjadi kekeliruan salah satu penyebabnya adalah anggota panitia kurang menguasai baik spesifikasi maupun mutu dari barang yang diterima. Hampir di seluruh Rs di Indonesia yang tidak memiliki laboratorium kualiti kontrol
• Barang kadang rusak pada penyimpanan digudang salah satu penyebabnya adalah kurang memadai sarana dan prasarana yang dimiliki
• Seharusnya dengan tidak adanya laboratorium kualiti control instalansi farmasi tidak boleh memproduksi obat
• Sisa obat pasien

Pengaturan tata ruang dan penyusunan inventory:
• Gudang dapat ditata dengan model garis lurus,huruf U dan huruf L
• Perhatian jenis/barang yang disimpan
• Setiap jenis/kelompok disusun sesuai abjad
• Jangan meletakkan barang langsung diatas lantai(sebaiknya diberi alas)
• Gunakan lemari khusus untuk barang narkotika dan barang kelompok A
• Susun barang dalam rak dan berikan nomor kode
• Pisahkan penyimpanan obat dalam dan obat luar
• Box/dus bekas dapat digunakan untuk menympan
• Barang yang voluminous dapat disimpan dalam box besar sedang yang kecil untuk menympan barang yang kaleng atau botol
• Keluarkan barang dari box secekupnya
• Bila satu box berisi bermacam-macam barang maka buat daftar isi box tersebut

Pengamanan mutu:
• Tablet terjadi perubahan warna,bau dan rasa,timbul noda bintik-bintik dan lubang,sumbing,pecah dan terdapat benda asing
• Wadah rusak
• Kapsul terbuka atau melekat isi kapsul berubah warna
• Dagree pecah,basah,lengket
• Cairan menjadi keruh,timbul endapan,kekentalan berubah warna,rasa,berubah wadah rusak dan bocor
• Salep warna berubah, wadah rusak dan bocor
• Obat suntik terdapat partikel asing,keruh atau terdapat endapan,warna larutan berubah wadah bocor

Pengandalian inventori:
• Merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menjamin tersedianya barang dalam jenis dan jumlah yang sesuai kebutuhan pada tempat dan waktu yang tepat secara berdaya guna dan berhasil guna
• Menjaga keseimbangan antara besarnya manfaat(diskon membelidalam jumlah banyak, efisiensi biaya transportasi,friuktuasi harga dapat dihindari dan dapat menghindari kekosongan stock pengaman) yang diperoleh dari inventori dengan biaya yang dikeluarkan
• Manfaat adanya inventori ketidak pastian suppli dapat dihindari

Setelah diperoleh gudang yang dikehendaki maka seluruh barang yang disimpan harus dikelompokan dengan memperhatikan hal berikut:
• Kelompok/jenis barang
1. Barang mempunyai fungsi sejenis
2. sifat fisik seperti padat atau cair
3. Kondisi yang diperlukan untuk menjaga kualitas barang yang memerlukan pendinginan selama penyimpanan atau yang mudah terbakar
4. Supplyer yang sama
• Tiap kelompok diedakan menjadi
1. Ukurannya berat atau bervolume besar
2. Tingkat pemakain baru atau fast moving,moderat atau slow moving
• Kemudian dari masing-masing kelompok baru disimpan berdasarkan abjad
• Lebih ekonomis apabila barang fast moving, berat dan voluminous diletakkan didekat pintu

Pegeluaran setiap barangharus memakai konsep first in first out(FIFO) atau first expire frst out(FEFO)
Pada dasarnya 2 konsep dimasudkan untuk menjaga sesuatu yang akan disalurkan dengan asumsi:
• Mutu setiap barang akan menurun selama penympanan makin lama barang disimpan makin besar kemungkianan penurunan mutu
• Barang yang masuk terlebih dahulu tentunya makin cepat umur penyimpanannya

Pengawasan dan pengamatan:
• Pengawasan dan pengamatan dilakukan baik pada saat penerimaan maupun pada penyimpanan di gudang pusat atau lainnya
• Setiap barang yang masuk dan keluar harus segera dicatat dibuku penerima dan kartu stock
• Bila ada kesalahan pada kartu stock maka kesalahan tsb tidak boleh dihapus atu dibuang
• Kartu stock yang salah penuh tidak boleh dibuang
• Stock opnamae bukan hanya menghitung jumlah barang tetapi juga memisahkan barang yang hampir dan telah expire serta barang yang rusak
• Selanjutnya barang diastase tersebut diproses untuk penukaran atau penghapusan
• Biasanya cukup sulit untuk menilai suatu barang masih baik atau sudah rusak. Beberapa barang bila sudah tidak berfungsi kita katagorikan sudah rusak misalnya terjadi perubahan warna,rasa dan bau, dll

Pengeluaran barang/pendistribusian:
• Dasar
1. Surat permintaan dari user
• Proses
1. Buatkan surat penyerahan barang berdasarkan surat permintaan dan persediaan
2. Ambil barang dari rak
3. Catatkan pada kartu barang kolom keluar
4. Cek fisik barang dan cocokan dengan kartu barang
5. Catatkan pada buku keluar
6. catatkan pada kartu gudang kolom keluar
7. Lakukan searah terima barang
• Administrasi
1. Buku defakta
2. Surat permintaan pembelian
3. Surat order pembelian
4. Buku barang masuk
5. Kartu gudang
6. Buku penerimaan barang
7. laporan penerimaan barang
8. Buku besar persediaan
9. Formulir penerimaan barang
10. Bukti penyerahan barang
11. Formulir bon
• Dalam pelaksanaan adm dilakukan pemisahan adm
1. Adm persediaan bahan baku
2. Adm persediaan barang jadi
3. Adm persediaan ALKES

Distribusi Obat

Secara umun dapat diartikan sebagai proses pemindahan barang dari suatu tempat ke tempat lain seperti:
• Pemindahan dari supplier ke gudang pabrik(GP
• Pemindahan dari GP ke unit produksi atau pemakai
• Pemindahan produk dari unit produksi ke GP
• Pemindahan dari GP ke gudang cabang pabrik(GCP)
• Pemindahan GP/GCP ke gudang distributot (GD)
• Pemindahan GD ke gudang cabang distributor
• Pemindahan GD/GCD kepengencer
• Pemindahan dari pengencer ke konsumen
• Proses pemindahan tersebut dapat berlangsung cepat atau lama bahkan dapat membutuhkan waktu beberapa hari tergantung jarak,kualitas transportasi seperti jalan dan alat angkut
• Selama proses pemindahan mutu dan jumlah barang harys tetap dapat dipertahankan,karena itu alat angkut harus memiliki fasilitas untuk menjaga mutu dan keamanan barang
• Proses komunikasi dan administrasi juga merupakan factor penting dalam proses distribusi

Distribusi dapat dilakukan dengan 2 cara:
1. Sentaralisasi :seluruh kebutuhan user disuplai dari gudang pusat
2. Desentralisasi : seluruh kebutuhan user disuplai dari depo(satelit) yang berada didekat atau disekitar user. Persediaan Depo display Gudang pusat

Keduanya mempunyai keuntungan dan kerugian,system mana yang akan ddipakai tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing RS. Bila jarak dan alat angkut merupakan kendala sebaiknya disentralisasi dan bila tidak gunakan sentralisasi. Selanjutnya distribusi dapat dilakukan dengan metode:
1. Floor stock
Seluruh kebutuhan pelayanan baik untuk keperluan emergency,dasar ruangan maupun individu penderita dari gudang pusat(ssentralisasi) atau depo farmasi(disentralisasi) dikirim dan disimpan ditempat pelayanan/ruang user. Kebutuhan obat langsung dapat dilayani perawatan tanpa harus menembus/ mengambil ketempat pelayanan farmasi, sehingga farmasis tidak terlibat sama sekali dalam proses review resep senbelum obat disiapkan
2. Resep individu
Hanya kebutuhan emergency dan dasar ruangan saja yang dikirim dari gudang pusat atau depo farmasi dan disimpan ditempat pelayan/ruang user, sedangkan kebutuhan individu diresepkan dan ditembus/diambil oleh perawat atau keluaraga ditempat pelayanan obat/apotik dengan system cash and carry(seperti layaknya pengambilan resep biasa). Disini farmasis terlibat dalam proses sebelum obat disiapkan
3. Kombinasi
Tidak ssperti ad 1 disini tidak seluruhnya disediakan ditempat pelayanan jadi tetap ada yang harus diambil ketempat pelayanan farmasi
4. Unit Dose
Seperti ad 2 hanya bedanya obat tidak diserahkan seluruhnya tetapi umumnya diserahkan dan discharge hanya kebutuhan 24 jam saja. Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah distribusi/penyaluran yang merupakan unsure yang sangat penting untuk memnuhi ketepatan seperti diharapkan oleh fungsi kebutuhan. Dan factor pengendalian akan membantu banyak hal penyempurnaan fungsi penyaluran/distribusi tersebut. Setiap saat perlu monitoring dan usaha-usaha yang mendorong kelancaran=expediting agar tahap-tahap penyaluran dari proses manufacturing,transportation dan barang-barang dating tepat pada waktu yang diperlukan
Pendistribusian juga harus sesuai dengan permintaan,tepat waktu,tepat jumlah serta sesuai dengan spesifikasinya. Pengeluaran barang dalam pendistribusian harus dengan perencanaan yang diminta oleh user.Mekanisme pengeluaran barang adalah sesuai dengan prinsip FIFO dan FEFO

Manfaat Sistem Unit Dose:
• Setiap instruksi pengobatan dapar direview oleh farmasi
• Setiap kemungkinan terjadinya kesalahan/kekurangan adaministrasi dan farmasetika dapat segera diketahui oleh farmasis
• Demikianpula dengan kemungkinan adanya kesalahan klinik dapat segera diketahui oleh farmasis untuk segera didiskusikan pemecahannya bersama dokter,sehingga kesalahan seperti ketidaksamaan obat,under/over dosis,efek samping,efek toksis maupun interaksi obat dapat segera mungkin diketahui
• Biaya pengobatan yang harus ditanggung oleh penderita menjadi lebih rendah karena yang dibayar hanyalah untuk obat/barang farmasi yang dipakai saja
• Penyimpanan,peracikan dan penyiapan sepenuhnya oleh farmasis
• Waktu perawatan untuk melakukan perawatan bertambah banyak
• Baik farmasis maupun perawat dapat lebih melakukan pekerjaan yang sesuai dengan background pengetahuaanya
• Inventory obat/barang farmasi diruang pesawat menjadi minimal
• Interaksi antara ketiga unsure health Provider(dokter,farmasis,perawat) lebih nyata dalam emberikan pelayanan terbaik kepada pasien
• Billing oabt dapat segera disiapkan

Alur pelayanan resep individu:
A.
PASIEN DOKTER

PERAWAT
KELUARGA

PERAWAT APOTIK RS APOTIK LUAR

KELUARGA
KEUANGAN:
• Pada umumnya di RS swasta
• Bila tidak ada persediaan:a.Apotik RS yang mencari,
b.Diserahkan kepada keluaraga(jarang)
• Seluruh obat diresepkan diserahkan sebelum dipakai disimpan di nurse station
• Penagihan obat oleh keuangan

B. PASUEN DOKTER

PERAWAT PERAWAT

KELUARGA INSTALANSI FARMASI KELUARGA

APOTIK LUAR
• Pada umumnya di RS pemerintah
• Bila tidak ada persediaan ke apotik luar
• Semua obat sebelum digunakan disimpan di Nurse Station
• Tidak ada panagihan obat karena sistemnya cash and carry

C. PASUEN DOKTER

PERAWAT

INSTALANSI FARMASI

PERAWAT UNIT DOSE
Contohnya:
• Di nurse station hanya obat untuk 24 jam sisanya ada di farmasi
• Biaya obat yang dihitung hanya obat yang digunakan
• Yang tidak digunakan tidak dibebankan kepada pasien(obat sisa)

Tidak jarang terjadi keadaan pasien semakin berat setelah menerima pengobatan ataupun masuk kembali ke RS setelah sebelumnya dunyatakan sembuh. Keadaan ini tentu saja sangat merugikan pasien baik secara klinis,psikologis maupun materi. Penggunaan obat yang rasional atau good prescribing adalah penggunaan/pemberian obat yang tepat indikasi,tepat dosis,tepat waktu,lama pemberian dan tepat cara pemberian dengan mempertimbangkan ratio menfaat resiko dan terjangkau.
Mengingat sedemikian banyaknya obat yang beredar baik kualitas maupun kuantitas serta minimnya informasi yang diberikan serta factor udaya dan sikap dokter maupun pasien sendiri, maka dalam prakteknya tidaklah mudah unuk menggunakan obat secara rasional

Beberapa pedoman dalam pemberian obat:
• Sebenarnya tidak semua pasien tidak diberikan obat, tidak jarang pasien tersebut disuruh istirahat saja cukup atau disarankan untuk mengubah cara hidup maupun diet dll
• Keberhasilan pengobatan sangat tergantung pada:
1. Ketepatan alat diagnosa yang digunakan
2. Ketepatan menegakkan diagnosa
3. Ketepatan obat/zat berkhasiat yang akan digunakan
4. Ketepatan memilih obat dari merk yang ada
5. Penyampaian informasi kepada pasien
• Yakin pasien bahwa:
1. Dalam pengobatan tidak harus selalu disuntik
2. Bukanlah mahalnya harga obat yang menentukan baik tidaknya suatu obat
• Hindari penggunaan obat kombinasi kecuali efek terapinya lebih baik dan efek sampingnya tidak lebih jelek dari obat tunggal
• Sebaiknya hindari terapi sistomatik yang berkepanjangan
• Hindari polypharmacy bila diagnosa belum jelas ataupun pasien lanjut usia
• Pertimbangkan selalu manfaat/resiko
• Pertimbangkan usia,jenis kelamin,berat badan,fungsi hati,fungsi ginjal,kehamilan,menyusui, penyakit lain,kepatuhan
• Pada keadaan darurat berikan obat yang paling efektif dan paling cepat menimbulkan efek yang menjadi pertimbangan utama bukan factor harga ataupun terbatasnya persediaan

Apakah obat yang perlu diberikan:
• Pemberian obat lebih besar manfaatnya dari pada resiko samping
• Tidak semua keluhan/penderitaan pasien harus diberikan obat
1. Pemberian antibiotic broad sprektum pada penderita disentri basiler tidak banyak manfaatnya malahan dapat memperpanjang diare
2. Manfaat pemberian serebrat vasodilator pada Demensa senilis masih diragukan
3. pemberian vitamin hanya bermanfaat pada keadaan defisiensi
4. Demikian juga halnya dengan pemberian mineral

Keadaan diatas sering terjadi karena keraguan akan diagnosa yang ditegakkan kurangnya waktu wawancara ataupun waktu pemeriksaan yang mendalam. Pasien sendiri sering tidak puas kalau tidak diberi resep.Malahan ada pasien yang baru puas bila sudah disuntik.